Políticas da Mafeu Contábil

Política de Privacidade e Proteção de Dados

Objetivo

Garantir a proteção, privacidade e uso adequado de todos os dados pessoais e empresariais dos nossos clientes, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018).

Diretrizes

Coleta de dados:

• Coletamos apenas dados estritamente necessários para a prestação dos serviços contábeis

• Informamos claramente quais dados são coletados e para qual finalidade

• O fornecimento de dados é realizado mediante consentimento do cliente

Armazenamento e segurança:

• Todos os dados são armazenados em sistemas seguros

• Realizamos backup automático para prevenir perda de informações

• Acesso restrito apenas a profissionais autorizados e diretamente envolvidos no atendimento

• Contratos com fornecedores de tecnologia incluem cláusulas de proteção de dados

Uso das informações:

• Dados são utilizados exclusivamente para prestação de serviços contábeis, fiscais e trabalhistas

• Não compartilhamos, vendemos ou cedemos dados a terceiros sem autorização expressa

• Compartilhamento com órgãos públicos ocorre apenas quando obrigatório por lei

Direitos do titular:

• Acesso às informações armazenadas a qualquer momento

• Correção de dados incompletos ou incorretos

• Solicitação de exclusão de dados (quando aplicável e permitido por lei)

• Portabilidade dos dados para outro prestador de serviços

Retenção de dados:

• Documentos contábeis são mantidos pelo prazo legal mínimo de 5 anos

• Após o período legal, os dados podem ser descartados de forma segura

• Em caso de encerramento do contrato, o cliente recebe cópia de todos os documentos

Contato para questões de privacidade:

• Dúvidas sobre privacidade podem ser enviadas para mafeucontabil@gmail.com

Política de Confidencialidade

Objetivo

Assegurar o sigilo absoluto de todas as informações confidenciais dos clientes.

Diretrizes

Compromisso de sigilo:

• Todos os colaboradores assinam termo de confidencialidade ao ingressar na empresa

• Informações de clientes não são discutidas em ambientes públicos ou com pessoas não autorizadas

• Documentos físicos são armazenados em local seguro com acesso controlado

Informações protegidas:

• Dados cadastrais e documentos pessoais

• Informações financeiras e bancárias

• Estratégias empresariais e comerciais

• Balanços, demonstrativos e relatórios gerenciais

• Remuneração de sócios e colaboradores

Exceções ao sigilo:

• Fornecimento obrigatório a órgãos fiscalizadores e judiciários mediante requisição legal

• Autorização expressa e por escrito do cliente

• Compartilhamento com prestadores de serviço essenciais (sempre mediante contrato de confidencialidade)

Descarte seguro:

• Documentos físicos são triturados ou incinerados

• Arquivos digitais são deletados de forma permanente após o prazo legal

Política de Qualidade nos Serviços

Objetivo

Garantir excelência técnica e consistência na entrega de todos os serviços prestados.

Diretrizes

Padrões técnicos:

• Todos os trabalhos seguem as normas do Conselho Federal de Contabilidade (CFC)

• Utilizamos checklists para cada tipo de serviço e obrigação

• Revisão dupla em entregas críticas (balanços, declarações de imposto de renda, etc.)

Capacitação contínua:

• Equipe participa de treinamentos periódicos sobre legislação e tecnologia

• Atualização diária sobre mudanças tributárias e fiscais

• Investimento em cursos, certificações e congressos da área contábil

Controle de qualidade:

• Revisão sistemática de processos e entregas

• Avaliação periódica de satisfação dos clientes

• Correção imediata de não conformidades identificadas

Melhoria contínua:

• Análise mensal de indicadores de desempenho

• Reuniões de equipe para discussão de casos complexos

• Implementação de sugestões de clientes e colaboradores

Política de Relacionamento com Clientes

Objetivo

Estabelecer padrões de atendimento que promovam transparência, respeito e parceria duradoura.

Diretrizes

Início do relacionamento:

• Proposta comercial clara com escopo de serviços e valores

• Contrato detalhado especificando direitos e deveres de ambas as partes

• Onboarding estruturado com apresentação da equipe e dos processos

Canais de atendimento:

• E-mail institucional para demandas formais

• WhatsApp para dúvidas rápidas e urgências

• Telefone para assuntos complexos

• Reuniões presenciais ou online quando necessário

Prazos de resposta:

• Dúvidas simples: até 24 horas úteis

• Demandas complexas: até 48 horas úteis com posicionamento ou prazo de resolução

• Urgências: atendimento imediato durante horário comercial

Comunicação proativa:

• Informamos sobre mudanças na legislação que impactam o cliente

• Alertamos sobre prazos de obrigações com antecedência

• Enviamos lembretes sobre documentos pendentes

• Compartilhamos orientações preventivas

Tratamento de reclamações:

• Toda reclamação é registrada e analisada com seriedade

• Resposta formal em até 48 horas

• Compromisso com solução rápida e justa

• Aprendizado com cada situação para evitar recorrência

Política de Prazos e Entregas

Objetivo

Cumprir rigorosamente todos os prazos legais e acordados, evitando multas e transtornos aos clientes.

Diretrizes

Obrigações legais:

• Calendário anual compartilhado com todos os clientes

• Sistema de alertas automáticos para prazos críticos

• Margem de segurança: entregamos obrigações com antecedência mínima de 3 dias úteis do prazo oficial

• Em caso de atraso do cliente no envio de documentos, comunicamos imediatamente os riscos

Entregas acordadas:

• Demonstrativos mensais: até o dia 10 do mês seguinte

• Folha de pagamento: até o 5º dia útil do mês

• Balancetes: até o dia 15 do mês seguinte

• Relatórios gerenciais: conforme acordado em contrato

Responsabilidades do cliente:

• Envio de documentos dentro dos prazos estipulados

• Resposta a solicitações de informações complementares

• Aprovação de documentos quando necessário

Contingências:

• Em situações de instabilidade de sistemas governamentais, mantemos o cliente informado

• Problemas técnicos são comunicados imediatamente com plano de ação

• Mudanças de última hora na legislação são tratadas com prioridade máxima

Política de Segurança da Informação

Objetivo

Proteger sistemas, dados e informações contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas.

Diretrizes

Controle de acesso:

• Cada colaborador possui login e senha individuais

• Níveis de acesso diferenciados conforme função

• Monitoramento de acessos a informações sensíveis

• Bloqueio automático de telas após período de inatividade

Proteção de sistemas:

• Antivírus e firewall atualizados em todos os equipamentos

• Atualizações de segurança aplicadas regularmente

• Sistemas contábeis em nuvem com certificação de segurança

• Backup automático com armazenamento redundante

Uso de equipamentos:

• Notebooks e computadores com criptografia de disco

• Proibição de uso de dispositivos pessoais para armazenar dados de clientes

• Restrição de acesso a sites e downloads suspeitos

• Política de mesa limpa: documentos guardados ao fim do expediente

Segurança física:

• Controle de acesso às instalações

• Câmeras de segurança nas áreas críticas

• Arquivos físicos em armários com chave

• Trituradora de documentos para descarte seguro

Resposta a incidentes:

• Protocolo definido para casos de violação de segurança

• Comunicação imediata ao cliente em caso de vazamento

• Análise de causa raiz e medidas corretivas

• Registro e aprendizado com cada incidente

Política de Honorários e Cobrança

Objetivo

Estabelecer transparência na precificação e processos claros de cobrança.

Diretrizes

Precificação:

• Proposta comercial detalhada com todos os serviços inclusos

• Valores definidos conforme complexidade, porte da empresa e volume de movimentação

• Serviços extras orçados previamente e aprovados pelo cliente

• Reajuste anual conforme índice acordado em contrato

Forma de pagamento:

• Vencimento fixo mensal conforme preferência do cliente

• Opções: boleto, PIX, débito automático ou transferência

• Possibilidade de pagamento anual com desconto

Inadimplência:

• Lembrete amigável 3 dias antes do vencimento

• Contato em caso de atraso para entender a situação

• Suspensão de serviços não obrigatórios após 15 dias de atraso

• Negociação de débitos sempre que possível

• Rescisão contratual e entrega de documentos mediante quitação

Política de Rescisão e Transição

Objetivo

Garantir processo ético e organizado em caso de encerramento do contrato.

Diretrizes

Aviso prévio:

• Qualquer das partes pode rescindir o contrato mediante aviso prévio de 30 dias

• Comunicação formal por escrito (e-mail ou carta)

Obrigações durante a transição:

• Continuamos prestando serviços normalmente durante o período de aviso

• Finalizamos todas as obrigações legais em andamento

• Não há cobrança de multa rescisória

Entrega de documentos:

• Organização completa de toda documentação contábil, fiscal e trabalhista

• Transferência via portal digital ou cópias físicas conforme preferência

• Prazo de até 15 dias após o término do contrato para entrega completa

• Certificado de regularidade das obrigações entregues

Suporte pós-contrato:

• Disponibilidade para esclarecimentos sobre documentos entregues por até 30 dias

• Recomendações profissionais quando solicitado

• Possibilidade de retorno sem burocracia caso o cliente mude de ideia

Vigência: Estas políticas entram em vigor a partir de 06/01/2026 e podem ser atualizadas periodicamente. Clientes serão comunicados sobre alterações relevantes.

Dúvidas: Para esclarecimentos sobre qualquer uma destas políticas, entre em contato pelo e-mail mafeucontabil@gmail.com ou telefone (19) 99349-9778.